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Clarifier les résultats attendus

Une rencontre n’est pas simplement une série d’activités ou d’échanges. C’est un moyen d’arriver à un résultat, dans un état précis.

La première chose à faire est donc de savoir pourquoi on tient une rencontre. En effet, au début, on cherche généralement à répondre à une problématique ou à un besoin. C’est là que l’idée d’une rencontre émerge, mais de manière plutôt vague et imprécise. Or, si ce n’est pas précis pour l’animateur ou l’animatrice, ce ne le sera nécessairement pas pour les participantes et les participants lors de la rencontre! Conséquemment, les chances que l’animation soit à la hauteur des attentes apparaissent très limitées.

Nos expériences très variées d’accompagnement de collectivités démontrent également que lorsque c’est un comité qui a la responsabilité de préparer une rencontre, les membres du comité s’entendent généralement au départ sur de grandes orientations, mais ont de la difficulté à définir précisément les résultats attendus.

Voici donc deux questions essentielles à se poser (seul ou en comité de travail) :

• En ce qui concerne ce que l’on a à accomplir ensemble, avec quels résultats concrets souhaitons-nous repartir à la fin de la rencontre? Avec quoi précisément?
• Comment voulons-nous que les participantes et les participants repartent? Dans quel état d’esprit?

En tentant de répondre à ces questions, on réalise parfois que les résultats concrets souhaités ne sont pas compatibles avec l’état d’esprit dans lequel nous voulons que les participantes et les participants repartent ou avec le temps accordé à l’activité. Il s’agit alors de faire des choix et de réaliser que l’on ne pourra pas tout atteindre en une seule rencontre.

De même, pour un comité de travail, cet exercice amène les membres à partager et à échanger sur les résultats attendus avant d’aborder les activités d’animation qui seront proposées aux participantes et aux participants. Ce moment permet d’éclaircir et de confirmer les souhaits partagés des membres du comité.

À l’opposé, ce peut être l’occasion de réaliser qu’ils ne souhaitent pas tous les mêmes résultats, que des différences d’opinions ou de visions sont présentes au sein du comité. Dans ce cas, cette étape peut apparaître longue, difficile ou désagréable, mais se veut nécessaire et essentielle afin d’aboutir à l’atteinte d’un compromis ou, idéalement, d’un consensus sur les résultats attendus. Cela facilitera un travail plus cohésif du comité pour les étapes suivantes. Une fois ces questions répondues, on pourra passer aux étapes suivantes de la préparation.

Il faut donc s’assurer de bien clarifier les résultats attendus AVANT de choisir l’animation!

Vous pouvez également consulter le module Animer et faciliter une rencontre, dans la section Comprendre et agir.

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