3C : Conserver, cesser, créer

Une rencontre ne consiste pas seulement en une série d’activités ou d’échanges : c’est un moyen d’aboutir à un résultat dans un état d’esprit précis.

La première chose à faire est donc de clarifier pourquoi on tient une rencontre. En effet, on cherche généralement à répondre à une problématique ou à un besoin, mais de manière plutôt vague et imprécise. Or, si l’objectif de la rencontre n’est pas clair pour l’animateur·rice, il ne peut pas l’être pour les participant·es! Les chances que l’animation soit à la hauteur des attentes sont donc d’emblée très limitées.

Nos diverses expériences d’accompagnement démontrent également que lorsqu’un comité a la responsabilité de préparer une rencontre, ses membres s’entendent généralement sur de grandes orientations, mais ont de la difficulté à définir précisément les résultats attendus.

Voici donc deux questions essentielles à se poser (seul·e ou en comité de travail) :

• Quels résultats concrets souhaitons-nous précisément atteindre d’ici la fin de la rencontre?

• Dans quel état d’esprit voulons-nous clore la rencontre et nous quitter?

En tentant de répondre à ces questions, on réalise parfois que les résultats concrets souhaités ne sont pas compatibles avec l’état d’esprit dans lequel nous voulons que les participant·es repartent ou avec le temps accordé à l’activité. Il s’agit alors de faire des choix et de réaliser que l’on ne pourra pas tout atteindre en une seule rencontre.

De même, dans le cas d’un comité de travail, cet exercice amène les membres à partager et à échanger sur les résultats attendus avant d’aborder les activités d’animation qui seront proposées aux participant·es. Ce moment permet d’éclaircir et de confirmer les souhaits partagés par les membres du comité, ou de réaliser qu’il y a des différences d’opinion ou de vision au sein du groupe.

Cette étape peut alors apparaître longue, difficile ou désagréable, mais se veut nécessaire et essentielle afin d’aboutir à l’atteinte d’un compromis ou, idéalement, d’un consensus sur les résultats attendus. Cela renforcera la cohésion du comité pour les étapes suivantes. 

Assurez-vous de bien clarifier les résultats attendus AVANT de choisir l’animation!

Vous pouvez également consulter le module Animer et faciliter une rencontre dans la section Clés de compréhension.

Une fois que l’on connaît les résultats attendus, il est temps de se demander de qui on a besoin pour atteindre ces résultats.

• Convions-nous nos partenaires habituels?
• Devons-nous inviter d’autres personnes?
• Avons-nous besoin de la contribution particulière de certaines personnes ou instances décisionnelles, d’expertises spécifiques, de citoyen·nes, etc.?

Vous pouvez consulter le module Reconnaître les parties prenantes dans la section Clés de compréhension.

Avant de choisir une animation, il est important de bien connaître la dynamique du groupe qui sera présent. Il est essentiel de bien saisir sa culture de travail afin d’utiliser les méthodes et les outils appropriés.

• Les gens se connaissent-ils? Sont-ils habitués à travailler ensemble?
• Ont-ils une facilité à nommer les choses? Y a-t-il des tabous?
• Ce groupe est-il plus à l’aise dans des méthodes d’animation traditionnelles ou préfère-il expérimenter de nouvelles méthodes?
• Y a-t-il des leaders forts, positifs ou négatifs?

On ne peut pas animer une activité avec un groupe de 50 ou 100 personnes comme on le fait avec un groupe de 10 personnes. La taille du groupe est une variable importante dans le choix d’une animation.

La plupart du temps, il est possible de recourir aux mêmes outils d’animation, mais la façon de les utiliser sera différente et adaptée. Dans le cas d’un grand groupe, on favorise généralement d'abord un travail en sous-groupes, suivi d’un retour en grand groupe. Cela exige inévitablement plus de temps, bien qu’il soit possible de le faire de façon efficace. 

Il est préférable d’opter pour une coanimation lorsque le nombre de participant·es est élevé. En plus d’amener une dynamique intéressante, cela permet aux personnes qui coaniment de mieux suivre les échanges et de superviser de façon partagée les travaux en sous-groupes.

Pour une rencontre en ligne :

La prise de parole est généralement moins aisée lors d’une rencontre en ligne, particulièrement au sein d’un grand groupe. Vous remarquerez d’ailleurs souvent des caméras et des micros éteints, de même que l’utilisation privilégiée du clavardage ou d’un outil de sondage. Plus le groupe est grand, plus il sera important de prévoir d’autres formules que la prise de parole pour permettre aux participant·es d’exprimer leur point de vue.

Il faut s’assurer que l’atteinte de l’objectif d’animation est possible dans le temps alloué à celle-ci. En effet, qui n’a pas déjà assisté à une rencontre où le plan de travail proposé était surchargé, ne laissant que peu de temps pour chacun des points à travailler collectivement?

Il est possible d’utiliser certains outils d’animation en moins de temps que ce qui est recommandé dans leur description. Il faut toutefois être conscient·e que le groupe ira moins loin dans le travail collectif et s’appropriera donc peut-être moins bien la démarche et les résultats. De plus, il peut s’avérer frustrant et démobilisant pour les participant·es de ne traiter les éléments souhaités qu’en surface ou d’être interrompu·es dans leurs échanges.

Pour une rencontre en ligne :

Le temps en présence et le temps en ligne ne semblent pas tout à fait se valoir… Durant une rencontre en ligne, nous ne pouvons pas « sentir » l’énergie des personnes autour de nous, ce qui influence la durée des échanges et le mûrissement des idées.

De plus, il y a généralement moins de fluidité lors des échanges en ligne. Il faut donc prévoir davantage de temps pour réaliser certaines tâches collectives.

Avec l’ensemble des informations recueillies aux étapes précédentes, on peut faire le bon choix d’activité d’animation.

Il est important de savoir comment bien utiliser ces outils et méthodes. En effet, un outil utilisé au mauvais endroit ou au mauvais moment peut avoir des conséquences négatives sur le groupe et les résultats attendus.

Pour une rencontre en ligne :

Presque toutes les activités d’animation en présentiel peuvent être adaptées pour une animation en ligne. 

Le choix des activités d’animation doit toujours se faire en fonction d’un ensemble de facteurs, notamment les résultats attendus de la rencontre, le nombre de participant·es, le fait qu’elles et ils se connaissent ou pas, leurs habitudes de travail collectif, le moment de la semaine ou de la journée, etc.

Il est pertinent et utile de varier les activités et de sortir du cadre de la prise de parole à main levée en lien avec une succession de sujets.

Les questions suivantes peuvent permettre d’identifier la meilleure personne pour animer la rencontre : 

• Avons-nous besoin d’une personne neutre?
• Avons-nous besoin d’une expertise particulière (gestion de grands groupes, animation demandant une formation particulière, gestion de conflits, etc.)?
• L’animation peut-elle être assurée par plusieurs personnes qui se partagent les responsabilités?
• Si oui, quelle personne est la mieux placée (neutralité, expertise, crédibilité aux yeux de la collectivité, etc.) pour assumer chacune des parties de l’animation?

Quelques pièges à éviter

Lorsqu’une personne est interpellée pour animer un groupe, il peut être difficile pour elle d’avoir une lecture juste de la situation, surtout que les impératifs d’horaire et de délais empêchent parfois de consacrer beaucoup de temps à ces étapes pourtant essentielles.

Voici quelques pièges à éviter et quelques points sur lesquels porter une attention particulière :

• La relation antérieure entre la personne qui anime et le groupe : lorsque ceux-ci se connaissent bien ou ont déjà travaillé ensemble, deux pièges majeurs sont à éviter. Tout d’abord, la personne qui anime peut avoir l’impression de déjà bien connaître le milieu ou la démarche et ne pas poser l’ensemble des questions appropriées pour s’assurer d’avoir une vision juste de la situation. Ensuite, le groupe pourrait se soucier de l’opinion que cette personne a de lui et ne pas dévoiler tous les détails importants ou ne pas partager les aspects négatifs qui pourraient influencer son travail.
• Les groupes qui approchent la personne qui anime avec une demande trop spécifique : par exemple, les groupes qui formulent leur demande en disant vouloir une approche ou une technique précise (« on veut faire un forum ouvert »). Tout en étant sensible aux désirs du groupe, l’animateur·rice se doit de faire le portrait de la situation tel que mentionné précédemment pour s’assurer que la demande du milieu est adaptée à son besoin et son contexte.
• S’assurer de ne pas avoir l’opinion ou la vision d’une seule personne : souvent, une personne (ou quelques personnes) du groupe est responsable de faire les liens avec l’animateur·rice et c’est donc auprès de cette personne qu'elle ou il ira puiser les informations qui lui sont nécessaires. Cependant, il faut s’assurer que la perception que la personne a de la situation est juste et qu’elle représente la vision de l’ensemble des participant·es. Il est préférable de mettre sur pied un comité de pilotage composé de plusieurs personnes avec des visions différentes, représentatif du groupe, qui pourra faire le lien avec la personne qui anime et l’informer.
• Être certain·e que la personne qui anime et le groupe sont sur la même longueur d’onde : il ne faut pas prendre pour acquis que toutes et tous se comprennent. La validation, les allers-retours, la reformulation, etc. sont essentiels pour s’assurer que toutes les personnes sont effectivement d’accord, ont la même vision et parlent des mêmes choses. On évite ainsi les mauvaises surprises.
• Le lien de confiance : pour s'assurer que la personne responsable ou le comité de pilotage rapportent même les détails les plus délicats, il est nécessaire d’installer un lien de confiance entre la personne qui anime et le groupe. Plusieurs éléments peuvent contribuer à ce lien de confiance : une attitude ouverte et sans jugement de la part de l’animateur·rice, une écoute attentive, le respect de ses engagements, ne pas faire de promesses irréalistes, etc.

Beaucoup de personnes minimisent l’influence que le lieu peut avoir sur la dynamique d’une animation, ce qui est une erreur! L’espace a un effet sur le bien-être des personnes, ce qui influence leur participation et, par extension, leur productivité. 

Par exemple, une salle sans fenêtre met les participant·es dans un état amorphe; une salle avec beaucoup d’écho rend les interactions cacophoniques; une salle trop petite peut créer un sentiment d’étouffement et d’inconfort. Si vous avez l’occasion et les ressources, n’hésitez pas à choisir une salle qui favorisera le bien-être des personnes présentes. 

La disposition de la salle est aussi importante selon la dynamique que l’on souhaite favoriser et les résultats attendus : les tables rondes permettent des échanges en sous-groupes; une grande table en « U » facilite les échanges libres en grand groupe; un cercle sans tables génère un sentiment de proximité, etc.

Dans cette perspective, il importe de réfléchir à l’expérience que l’on souhaite faire vivre aux participant·es et à l’organisation de l’espace la plus compatible avec cette expérience-là. Par exemple, lorsqu’un groupe existant utilise toujours la même façon de disposer la pièce, une nouvelle organisation de l’espace peut constituer une invitation au changement.

Prévoyez également un lieu qui correspond à vos besoins d’animation. Par exemple, assurez-vous d’avoir de l’espace pour accrocher vos grandes feuilles et qu’il n’y a pas d’obstacles pour voir ou circuler dans la salle (colonnes, tables fixes, etc.). Il est toujours préférable de visiter la salle au préalable ou d’en avoir des photos.

Pour une rencontre en ligne :

Comme pour le choix et la disposition d’une salle physique, le choix d’une plateforme dépend d’une variété de critères. Au-delà de la qualité du son et de l’image et de la facilité d’accès et de connexion, les fonctionnalités de votre plateforme sont importantes. Avoir accès à un espace de clavardage, avoir la possibilité pour chacun·e de faire des annotations sur un document vu par tou·tes, pouvoir partager son écran, pouvoir créer des sous-groupes ou des ateliers virtuels constituent des atouts notables : se doter des avantages d’une plateforme payante n’est probablement pas un luxe si on compare au montant à défrayer pour la location d’espaces de rencontre agréables et pour les déplacements vers le lieu de la rencontre.

Une fois votre espace virtuel choisi, n’hésitez pas à consulter quelques articles, tutoriels, formations ou webinaires pour vous permettre d’en tirer le maximum. Internet regorge de trucs et d’astuces à cet égard.

Il peut être pertinent de faire travailler les participant·es avant la rencontre en envoyant : 

• des documents à lire afin que tout le monde arrive avec une compréhension commune de base; 
• des questions auxquelles les gens auront à répondre pour arriver avec une base de réflexion;
• un sondage afin de connaître les attentes des participant·es ou mesurer leur niveau de compréhension partagée sur un thème.

Bref, c’est à la personne qui anime de décider de la nécessité et du moyen de le faire.

Dans le cadre d’une démarche d’envergure, il peut être utile d’organiser une rencontre préalable pour traiter spécifiquement des attentes des participant·es vis-à-vis de la démarche. Il est aussi souhaitable de préparer les organisations qui envoient des représentant·es : une rencontre préalable permet d’outiller les participant·es afin qu’elles et ils puissent ensuite informer leur organisation de l’importance d’une rencontre et de ses implications, actuelles et futures, pour l’organisation et pour l’ensemble de la démarche collective.

Les supports visuels ont démontré leur efficacité pour partager des informations en grand groupe... lorsqu’ils sont utilisés de façon adéquate.

Si on choisit de réaliser une présentation, il est préférable d'y indiquer seulement les idées principales. On veut que les gens écoutent! Si on souhaite qu’ils aient plus d’informations, on peut préparer et distribuer un document ou afficher de l’information sur les murs, par exemple.

Abuser des outils de présentation peut par contre avoir pour effet de créer des spectateur·rices plutôt que des acteur·rices engagé·es. L’utilisation de tableaux blancs, de papier-affiche et de Post-it sont des moyens d’impliquer activement les participant·es dans le partage d’information.

Pour une rencontre en ligne :

Plusieurs plateformes permettent de partager le contenu de son propre écran aux autres participant·es. Ainsi, vous pouvez présenter les informations (texte, tableau, photo, etc.) d’un document qui se trouve directement sur votre ordinateur ou permettre aux participant·es de suivre vos allées et venues sur votre navigateur web.

Lorsque vous devez partager des informations écrites plus substantielles (ex. : résultats d’enquête, rapports de recherche ou d’analyse, données de portrait quantitatives ou qualitatives, etc.), l’utilisation d’un logiciel tel que Power Point peut être fort utile. Toutefois, prenez soin de vous familiariser avec les bonnes pratiques pour que votre visuel soutienne bien votre propos et non l’inverse (plusieurs textes et tutoriels sont accessibles sur le web). L’utilisation d’un visuel dynamique et attrayant et une quantité de texte restreinte sont recommandés pour maintenir l’attention de votre auditoire.

Une invitation bien construite permet aux personnes participantes d’arriver avec des attentes justes et de sentir qu’elles pourront apporter une réelle contribution.

Les gens qui ont participé à la préparation d’une rencontre connaissent sa pertinence et saisissent l’importance que les personnes invitées soient présentes. Pourquoi? Tout simplement parce qu’ils ont franchi différentes étapes de réflexion et de décision qui leur ont permis d’avoir une vision précise de la rencontre à venir. Afin que les personnes invitées saisissent elles aussi la pertinence de leur présence, il est essentiel qu’elles comprennent très bien la vision et les résultats souhaités.

Que l’on parle d’une courte animation informelle ou d’une longue rencontre avec plusieurs partenaires, l’invitation demeure très importante. Celle-ci peut être faite par un simple courriel ou par une lettre plus formelle.

Bien que l’invitation serve à nommer les éléments logistiques d’une rencontre (date, heure, lieu), elle devrait être maximisée afin de nommer les éléments suivants :

• Le défi en jeu (s’il y en a un);
• Les résultats attendus;
• Les raisons justifiant l’importance de la présence de chacune des personnes invitées;
• L’esprit dans lequel se déroulera la rencontre (ex. : ouverture, transparence, respect);
• L’apport attendu des participant·es.

L’invitation est le début de la mobilisation!

S’il peut parfois être difficile de choisir l’animation idéale pour atteindre le résultat souhaité, cela peut être encore plus compliqué d’en choisir plusieurs pour combler toute une journée! 

Voici quelques suggestions :

• Répartissez bien votre temps. N'oubliez pas les temps de déplacement, de pause et de dîner. Aussi, laissez suffisamment de temps aux échanges pour ne pas créer de frustrations chez les participant·es ou leur donner l’impression que la rencontre n’est qu’une succession d’animations.
• Au début de la journée, choisissez des animations qui favorisent les échanges et qui permettent aux gens de se connaître.
• S’il y a des présentations ou des activités qui mettent les participant·es en mode « écoute », assurez-vous qu’elles se déroulent en début de journée, qu’elles soient idéalement de courte durée et entrecoupées de périodes d’échange.
• Variez les ateliers en petits groupes, en grands groupes et individuels. Par exemple, évitez les discussions ou les présentations après l’heure du midi.  Il y a une baisse d’énergie à ce moment-là et c’est plus facile de se mettre en mode « travail » qu’en mode « écoute ».
• Utilisez l’affichage sur les murs pour que chaque étape soit bien visible au fur et à mesure que la rencontre évolue ou pour que les gens puissent prendre connaissance des travaux des autres.
• Utilisez les compétences des participant·es pour les moments d’analyse ou de formulation. Par exemple, vous pouvez « libérer » 2 ou 3 personnes des activités prévues pour qu’elles formulent un énoncé et le présentent ensuite au groupe.
• À la fin de la rencontre, faites un retour sur le travail effectué et ses suites puis évaluez rapidement la satisfaction.

Terminez toujours sur une bonne note! Les  activités laissant plus de liberté d’échange et autogérées par les participant·es sont souvent gagnantes à la fin d’une grosse journée de travail. C’est également à ce moment que vous pouvez profiter de l’enthousiasme des gens pour les engager dans des travaux à venir.

Qu’il s’agisse d’un petit ou d’un grand groupe, il faut trouver un moyen pour que les participant·es fassent connaissance si elles et ils ne se connaissent pas déjà. Si c’est le cas, il peut toutefois être intéressant de leur demander de se présenter et de nommer un élément les concernant inconnu des autres personnes présentes. 

Nous avons besoin de connaître minimalement les gens avec lesquels nous collaborons, car cela facilite notamment les interactions durant l’animation.

Se présenter peut se faire de toutes sortes de façons. En voici quelques exemples :

• Faire un tour de table en demandant aux personnes de se nommer, d’indiquer leur fonction et le nom de leur organisation. On peut également leur demander de nommer une de leurs forces ou comment elles peuvent contribuer à l’objectif de la rencontre.
• Utiliser différentes activités brise-glace afin qu’elles apprennent à se connaître dans un contexte plus ludique.
• Fournir des étiquettes d’identification avec le nom des personnes présentes et celui de leur organisation.
• Leur demander d’inscrire leur nom et celui de leur organisation sur des cartons et de les poser devant elles sur la table.

Pour une rencontre en ligne :

On ne le dira jamais assez : les personnes, bien qu’elles soient amenées à travailler ensemble en ligne de façon virtuelle, ne sont pas des ordinateurs en réseau. Nous éprouvons des émotions (souvent inconscientes) associées au besoin de nous relier les un·es aux autres avant de plonger dans la tâche collective à effectuer.

Pour respecter ce besoin de liaison, une première avenue consiste à inviter les participant·es qui le souhaitent à se joindre 15 minutes avant le début officiel de la rencontre en ligne afin d’échanger de manière informelle.

Aussi, comme lors d’une rencontre en présentiel, prévoyez une activité de réchauffement pour amorcer vos échanges et profitez-en pour que celle-ci soit en lien direct avec le contenu de votre rencontre. Elle répondra ainsi simultanément à deux besoins.

Bien que certains éléments aient été mentionnés dans l’invitation, il est très important de démarrer la rencontre sur des bases communes.

Voici quelques éléments à camper en début de rencontre :

• Le résultat attendu de la rencontre;
• Le déroulement, les grandes étapes de l’animation;
• L’esprit dans lequel on souhaite que la rencontre se déroule;
• Les attentes envers les participant·es;
• Le chemin parcouru jusqu’à maintenant (si la rencontre s’inscrit comme la suite de travaux entamés auparavant);
• Les suites prévues ou attendues.

Une fois la rencontre bien campée, prenez le temps de valider auprès des participant·es si cela leur convient et s’il y a des éléments non traités et d’autres à modifier ou bonifier.

À certaines étapes du travail collectif, avant d’amorcer une réflexion en groupe ou sous-groupes par exemple, il peut être pertinent de faire travailler les personnes participantes individuellement afin qu’elles réfléchissent à un sujet donné selon leur réalité et leur perspective et ainsi mieux se préparer à l’échange collectif. Cela permet à celles et ceux qui s’expriment moins ou qui ont besoin d’un moment pour le faire d’avoir un espace de réflexion. 

Pour une rencontre en ligne :

Il peut être à propos de permettre un temps de travail individuel au cours duquel les participant·es pourront réfléchir en silence, organiser leurs pensées et écrire leurs idées avant de les partager. Nous vous suggérons d’inviter les personnes participantes à fermer leur micro et leur caméra durant l’exercice.

Le travail individuel est notamment très apprécié par certaines personnes plus introverties, car cela les prépare au partage de leur point de vue. Aussi, il permet aux personnes moins à l’aise avec les rencontres virtuelles de se sentir davantage contributrices du travail collectif.

La plupart du temps, une animation dans un contexte collectif a pour objectif que les participant·es échangent, s’expriment, fassent des choix, décident. Cependant, il peut devenir très difficile, voire impossible, d’y arriver en grand groupe, d’où l’utilité de former des sous-groupes. Le nombre élevé de personnes est un facteur, mais cela peut s’avérer utile avec un groupe qui se connaît peu ou un groupe plus silencieux.

Le travail en sous-groupes vise à créer des interactions plus profondes entre les participant·es. En limitant le nombre de personnes (entre 4 et 8 idéalement), on peut plus facilement arriver à nommer les divergences et les convergences ainsi qu’à identifier les terrains communs. Le travail en sous-groupes exige cependant un retour en grand groupe. Il est important de ramener les principaux éléments de réflexion et de décision des différents sous-groupes à l’ensemble du groupe pour validation, modification ou bonification. On peut nommer un responsable par équipe à cet effet.

Pour une rencontre en ligne :

Certaines plateformes permettent de diviser les participant·es en différents sous-groupes de travail dans des salles de réunion parallèles et simultanées. Lorsque c’est le cas, vous pouvez former vous-mêmes les sous-groupes (si vous avez une intention particulière en ce qui concerne leur composition) ou ils peuvent être formés automatiquement de façon aléatoire.

Avant d’envoyer les personnes participantes en atelier, expliquez-leur clairement comment cela va fonctionner à la fois pour l’animation, la prise de notes et la synthèse, mais aussi pour tous les aspects techniques (comment seront-elles dirigées vers leur sous-groupe, comment seront-elles réintégrées dans la salle principale, etc.).

En grand groupe, trouver plusieurs personnes pour animer des sous-groupes peut représenter un défi de taille. Il est pourtant possible d’arriver à de très bons résultats sans animateur·rice. En nommant clairement la tâche que les sous-groupes ont à accomplir, les participant·es peuvent très bien arriver à s’autoanimer. Il peut être avisé de préparer une feuille de consignes pour chaque équipe de travail et de lui demander de nommer une personne qui agira à titre de :

• scribe (prise de notes);
• gardienne du temps;
• porte-parole;
• animatrice des échanges.

La personne qui anime peut alors circuler dans les sous-groupes pour s’assurer que tout fonctionne bien et répondre à des questions d’éclaircissement. Elle pourra ensuite animer le retour en grand groupe.

Attention aux plénières longues et répétitives! Il est possible de trouver des moyens originaux de mettre les résultats en commun en proposant des défis.

Par exemple :

• Donner à chacun des sous-groupes et à leurs porte-paroles un temps maximum de 2 minutes pour exposer la synthèse de leurs échanges;
• Leur demander de se limiter à rapporter les 10 mots-clés les plus évocateurs de leurs discussions ou de résumer le sens de leurs échanges en quelques phrases;
• Leur demander d'écrire sur du papier-affiche le résultat de leurs discussions.

Il est important de noter qu’il est préférable de donner 5 minutes de plus de travail aux sous-groupes pour boucler leur présentation que de voir chacun des sous-groupes prendre 5 minutes additionnelles lors de la présentation parce qu’ils n’ont pas réussi à synthétiser leur travail. On peut également donner des tâches ou des sujets différents à chacun des sous-groupes pour un retour en groupe plus intéressant.

La validation est un élément clé d’une bonne animation. Il faut s’assurer que les éléments décidés collectivement soient compris et portés par tou·tes, ce qui nécessite une bonne capacité à identifier les faits saillants des échanges et à synthétiser les éléments de décision.

Une bonne façon de s’assurer de la compréhension commune de l’aboutissement d’un échange est de commencer son intervention par « Si je comprends bien… » ou « Les éléments sur lesquels on s’entend sont… ».

Écrire ces éléments visiblement pour l’ensemble des participant·es réduit les risques de multiples interprétations. Si nécessaire, on peut préciser les aspects qui ne font pas l’unanimité afin qu’ils puissent éventuellement être retravaillés si les participant·es le souhaitent.

Une bonne façon de s’assurer de l’adhésion de tou·tes à une prise de décision est de poser la question suivante : « Seriez-vous prêt·es à défendre ce sur quoi on s’est entendu si cela était nécessaire? ».

S’il y a des ajustements à faire, mineurs ou majeurs, il est essentiel de prendre le temps de le faire, même si cela signifie de mettre de côté ce qui a été prévu plus tard.

La personne qui anime doit être à l’écoute d’éléments ou de dynamiques qui pourraient surgir lors de l’animation. Elle doit faire preuve d’un bon jugement en nommant les imprévus qui doivent être traités sur place et ceux qui pourront être traités ailleurs ou ultérieurement.

Ajouter des éléments à une animation souvent déjà chargée représente un défi. Il peut être pertinent de donner le pouvoir aux participant·es de choisir entre deux scénarios :

• On traite cet élément maintenant car il est très important et on repousse à plus tard d’autres éléments prévus à la rencontre;
• On poursuit le déroulement prévu en s’assurant de traiter cet élément à un autre moment.

Être flexible, ça veut aussi dire de ne pas se cantonner nécessairement au temps prévu pour les activités. Il faut être en mesure d’allouer plus de temps à certaines activités et moins à d’autres compte tenu de la manière dont elles se déroulent.

Il n’est d’ailleurs pas nécessaire que les participant·es connaissent le temps alloué à chaque étape du déroulement, car il est rare que la pause arrive au moment prévu ou qu’une animation dure le temps qu’on lui avait alloué. Connaître les étapes et la séquence de travail peut s’avérer suffisant.

Pour une rencontre en ligne :

Il est important de bien préparer une rencontre en ligne, mais il faut savoir rester flexible.

S’il est vrai qu’il convient d’avoir une préparation bien ficelée pour animer une rencontre en ligne, il est tout aussi fondamental de pouvoir s’adapter aux différentes contraintes qui risquent de survenir, qu’elles soient techniques, liées à « l’humeur » des participant·es ou à tout changement extérieur venant affecter la tâche.

Par manque de temps, on a souvent tendance à évacuer l’évaluation ou l’appréciation de la rencontre. Il s’agit pourtant d’un incontournable pour une bonne animation. Il faut donner l’occasion aux participant·es d’exprimer leur appréciation sur différents éléments comme par exemple :

• Le type d’animation;
• L’atteinte du résultat attendu et des attentes;
• La durée;
• Les apprentissages.

On peut animer cette appréciation de différentes façons. Par exemple, on peut le faire en grand groupe en prenant les droits de parole ou fournir un questionnaire aux participant·es en leur donnant un temps raisonnable pour le remplir.

Il est rare qu’une rencontre soit une finalité, c’est pourquoi il est important d’expliciter quelles seront les suites des travaux en cours et les étapes à venir au début et à la fin de l’animation.

Il est également important de mentionner les documents qui seront remis après la rencontre : compte rendu, synthèse des échanges, photos, etc.

Qu’il s’agisse d’une rencontre en présentiel ou en ligne, il est important que les rôles de chacun·e soient bien définis. Il peut être utile de faire appel à plusieurs personnes pour jouer des rôles différents en soutien aux échanges et en vue de l’atteinte des résultats attendus.

En grand groupe, on pourra partager les principales tâches entre deux personnes :

• Animatrice ou animateur : présente les contenus, accueille les participant·es, fait les liaisons entre les exercices, etc.
• Facilitatrice ou facilitateur : gère les droits de parole, récolte les questions dans le clavardage et accompagne les participant·es pour certains problèmes techniques.

Dans le cas de sous-groupes, les rôles suivants peuvent être confiés aux participant·es :

• Animatrice ou animateur : facilite les échanges, notamment en donnant les droits de parole et en rappelant la tâche à accomplir;
• Scribe : prend en note l’essentiel des échanges (sur un gabarit partagé via un Google doc, par exemple);

Porte-voix : effectue une synthèse des échanges lors du retour en grand groupe.

Avant de débuter une rencontre, il est possible de faire un tour des fonctionnalités des plateformes et applications que vous aurez choisies en les nommant ou en les présentant via le partage de votre écran (description sommaire des différentes fonctionnalités).

Pour favoriser un accueil plus chaleureux, vous pouvez présenter les différentes fonctionnalités de la plateforme choisie en les testant avec le groupe. Voici quelques propositions concernant les fonctionnalités offertes dans la plateforme Zoom :

• Micro : demander aux participant·es d’ouvrir simultanément leur micro pour se saluer collectivement puis de refermer leur micro;
• Clavardage : demander aux participant·es d’inscrire dans le clavardage leur provenance et leur fonction;
• Annotations : sur un tableau blanc, demander aux participant·es d’inscrire une attente par rapport à la rencontre ou leur état d’esprit à l’aide d’un mot clé.
• Sondage : demander aux participant·es de répondre vrai ou faux à une question en lien avec les objectifs de la rencontre;
• Concernant les besoins de soutien technique, nous proposons d’inviter les participant·es à s’adresser à la personne facilitatrice en la nommant via le clavardage, si possible en mode privé pour ne pas déranger les autres.

Partager certaines attentes et règles de fonctionnement peut s’avérer utile en début de rencontre. Voici quelques exemples :

• Idéalement, garder les micros fermés et les caméras ouvertes lors d’une rencontre en ligne. Il est ainsi plus facile de sentir que toutes les personnes s’impliquent activement, écoutent ou prennent la parole. Toutefois, cela peut varier selon la taille du groupe : pour un groupe de 5-6 personnes ou moins, garder les micros ouverts peut augmenter le naturel et la fluidité des échanges.
• Porter une attention particulière à l’intonation de sa voix quand on parle et à son langage non verbal ou son expression faciale quand on écoute.
• Respecter les droits de parole donnés par la personne qui facilite les discussions.
• Pour un groupe de grande taille, il peut être facilitant de poser ses questions dans le clavardage.

D’autres consignes en soutien aux échanges peuvent évidemment être proposées aux participant·es selon le type de rencontre animée (ex. : suspendre le jugement, parler au « je », faire des interventions constructives, etc.).

Pour éviter que les participant·es se coupent la parole ou prennent trop de place par rapport à d’autres, il est important de leur préciser de demander un droit de parole lorsqu’elles et ils souhaitent s’exprimer. Au moins trois options sont disponibles : 1) lever la main virtuellement; 2) lever la main physiquement (fonctionne bien dans un petit groupe); 3) demander la parole dans le clavardage.

La présentation d’informations à d’autres personnes, que ce soit dans un objectif de formation, d’échange ou de prise de décision, constitue un défi en soi. Nous vous recommandons de bien structurer votre présentation en amont et de la subdiviser en plusieurs sections (de 10 à 15 minutes maximum), qui seront entrecoupées d’interactions structurées et variées avec les participant·es. L’idée est de conserver leur écoute active tout au long de la rencontre.

Avant de commencer, vous pourriez par exemple annoncer que votre présentation sera constituée de différentes sections tout en invitant les participant·es à prendre en note leurs questions ou commentaires au fur et à mesure (ou à les déposer dans la zone de clavardage). Vous pourriez aussi leur envoyer une grille d’écoute active par courriel avant la rencontre en leur demandant de l’imprimer pour l’avoir en main lors de votre présentation.

Sachant que les rencontres en ligne s'avèrent plus fatiguantes que les rencontres en présentiel et que l’attention est généralement plus difficile à maintenir, la façon de partager du contenu est d’autant plus importante.

Il peut être pertinent de solliciter une évaluation plus approfondie à la suite d’une animation. Celle-ci peut se faire par courriel ou via un formulaire en ligne (créé, par exemple, avec un logiciel de sondage comme SurveyMonkey).

Le formulaire peut cibler différentes thématiques comme l'atteinte de l'objectif, la contribution des participant·es, les types d'animation, l'information transmise, etc.

Il est important de respecter le plus rapidement possible les engagements pris (envoi de documents, de photos, suivis, etc.).

Il peut être pertinent de créer un lieu d'échange et de coconstruction pour que le collectif puisse nourrir ses réflexions et ses échanges entre les rencontres (disque ou document partagé, tableau Miro, présentation Sharepoint, etc.).