Des outils pour des rencontres en ligne réussies

Les rencontres, les animations, les accompagnements chacun devant son propre écran, en télétravail, sont de plus en plus populaires dans la situation exceptionnelle que nous vivons. 

Plusieurs des outils d’animation expérimentés par notre équipe de conseillers et conseillères en développement collectif peuvent s'adapter au contexte de télétravail. Des trucs existent pour bien réussir vos animations en virtuel.

Nous avons donc adapté nos incontournables pour une rencontre réussie afin qu'ils soient aussi des incontournables pour une rencontre en ligne réussie.

D'autres ajouts seront faits cet automne dans la section Communagir pour emporter, qui sera adaptée à la nouvelle réalité. Gardez l'oeil ouvert!

Bonne rencontre!

Outils d'animation en ligne

Le réseautage mobilisant

D'autres outils d'animation en ligne dans quelques jours. Restez à l'affût!

Les incontournables pour une rencontre en ligne réussie

Animer une rencontre en ligne ou animer une rencontre en présentiel est assez semblable. Cela demeure de la facilitation d’échanges ayant divers objectifs : développer une compréhension commune d’un enjeu; accroître ses connaissances sur un sujet; explorer des pistes d’action, etc. Par contre, il faut reconnaître qu’il y a des différences assez importantes à ne pas négliger. Les articles «Zoom fatigue»: pourquoi les discussions en visioconférence sont si épuisantes et The reason Zoom calls drain your energy (en anglais) expliquent notamment pourquoi les rencontres en visioconférence sont généralement plus exigeantes, d’où la grande importance de bien les préparer.

Nous avons pensé partager quelques éléments reliés à l’expérience que nous avons de l’animation en ligne afin de vous soutenir dans cette tâche. Les blocs ci-dessous reprennent la plupart des catégories incluses dans notre section régulière des incontournables alors que d’autres sont de nouvelles catégories.

Avant la rencontre

Choisir une plateforme virtuelle

Comme pour une salle physique et la disposition de celle-ci, le choix d’une plateforme dépend d’une variété de critères. Voir à ce propos les conseils d’En mode solutions, un partenaire de Communagir.

De notre point de vue, au-delà de la qualité du son et de l’image et de la facilité d’accès et de connexion, dès que vous avez un groupe le moindrement nombreux (plus de 7-8 personnes), les fonctionnalités de votre plateforme deviennent très importantes. Avoir accès à un espace de clavardage, avoir la possibilité pour chacun de faire des annotations sur un document vu par tous, pouvoir partager son écran, mais surtout pouvoir créer des sous-groupes ou des ateliers virtuels constituent des atouts notables. Se doter des avantages d’une plateforme payante n’est probablement pas un luxe si on compare au prix que nous avons souvent à défrayer pour la location d’espaces de rencontre agréables et pour les déplacements de chacun vers le lieu de la rencontre.

Une fois votre espace virtuel choisi, n’hésitez pas à consulter quelques articles, tutoriels, formations ou webinaires pour vous permettre d’en tirer le maximum. Le web regorge de trucs et d’astuces à cet égard.

Tenir compte de la taille du groupe

On ne peut animer un groupe de 50 ou 100 personnes de la même façon qu’on le fait avec un groupe de 10 personnes. La taille du groupe est en effet une variable importante dans le choix d’une animation, probablement encore plus en ligne!

Sachant notamment que la prise de parole est beaucoup moins aisée de façon générale quand on est en ligne, elle l’est encore moins s’il s’agit d’un grand groupe en ligne. Vous remarquerez d’ailleurs souvent dans les webinaires que toutes les caméras des personnes participantes sont éteintes, de même que leur micro, et que l’utilisation du clavardage ou d’un outil de sondage est privilégiée. Plus le groupe est grand, plus il sera important de prévoir d’autres formules que la prise de parole pour permettre aux participants d’exprimer leur point de vue.

Utiliser le temps disponible

Le temps présentiel et le temps en ligne ne semblent pas tout à fait se valoir… Lorsque nous sommes en rencontre en ligne, nous ne pouvons pas « sentir » le pouls des personnes autour de nous, ce qui influence le temps que prennent les échanges et le mûrissement des idées. De plus, alors qu’en étant ensemble les échanges ont tendance à se chevaucher, il n’en est pas de même en ligne. Il y a généralement moins de fluidité. Au final, certaines tâches collectives prendront un peu plus de temps à être accomplies en ligne qu’en présentiel. Il faudra donc le prévoir.

Utiliser des outils de présentation

Pour partager des informations et favoriser leur compréhension par tous, plusieurs plateformes permettent à l’animateur de partager le contenu de son propre écran aux autres participants. Ainsi, vous pourriez présenter les informations (texte, tableau, photo, etc.) d’un document qui se trouve directement sur votre ordinateur ou  permettre aux participants d’accéder à des informations qui se trouvent sur Internet, en suivant vos allées et venues dans votre navigation web.

Lorsque vous devez partager des informations écrites plus substantielles (ex. : résultats d’enquête, rapports de recherche ou d’analyse, données de portrait quantitatives ou qualitatives, etc.), l’utilisation d’un logiciel tel que Power Point peut être fort utile. Toutefois, prenez soin de vous familiariser aux bonnes pratiques à cet égard pour que votre visuel soutienne bien votre propos et non l’inverse (plusieurs textes et tutoriels sont accessibles sur le web). L’utilisation d’un visuel dynamique et attrayant et une quantité de texte restreinte sont recommandés pour maintenir l’attention de votre auditoire.

Identifier les résultats attendus

Il est fondamental de bien identifier les résultats attendus d’une rencontre, qu’elle soit en présence ou en ligne. Toutefois, lors de rencontres à distance, puisqu’il faudra généralement un peu plus de temps pour arriver aux mêmes résultats, on s’assurera de moduler ce qu’on attend réalistement d’un tel mode de rencontre et on choisira ensuite les activités qui permettront le mieux d’atteindre nos objectifs.

Choisir les activités d’animation

Le choix des activités d’animation doit toujours se faire en fonction d’un ensemble de facteurs, notamment les résultats attendus de la rencontre, le nombre de participants, le fait qu’ils se connaissent entre eux ou pas, leurs habitudes de travail collectif, le moment de la semaine ou de la journée, etc. S’il est vrai pour les rencontres en présence qu’il est pertinent et utile de varier les activités (sachant qu’en prenant les mêmes chemins, on arrive aux mêmes endroits), il est d’autant plus utile en ligne de sortir un peu de la prise de parole à main levée à travers une série de sujets qu’on enfile les uns après les autres. Il faut savoir que presque toutes les activités d’animation qui se font en présence peuvent être adaptées pour une animation en ligne. N’hésitez pas à essayer et à consulter nos vidéos à ce sujet.

Inviter les participantes et participants

Nous avons préparé ce modèle de courriel (de type pense-bête) pour ne rien oublier dans l’envoi d’une invitation à participer à une rencontre en ligne. L’information y est succincte tout en référant vers un petit guide pour se connecter à la plateforme (dans ce cas-ci, la plateforme Zoom) pour les personnes qui en ressentiraient le besoin et qu’elles soient ainsi le plus possible rassurées.

Préparer les participants avant la rencontre

L’envoi de documents avant une rencontre peut être très pertinent (ordre du jour, contenu à discuter, proposition à débattre, grille de réflexion à remplir, grille d’écoute active, etc.), que ce soit pour faciliter la mise à niveau de tous en amont ou pour amorcer une réflexion individuelle avant de tenir des échanges. Toutefois, on ne peut se limiter à un envoi qui ne sera pas bien enrobé!

Des consignes claires quant à ce qui est attendu de la part des participants en amont de la rencontre doivent être indiquées. L’envoi par courriel d’une courte vidéo explicative des attentes constitue une façon accessible et efficace de fournir ces indications. La vidéo permet de plus de vous présenter en son et en image à titre d’animateur ou d’animatrice, et ainsi d’établir un premier contact, bien que virtuel, avec les participants.

Pendant l’animation

Identifier les rôles à jouer

Comme pour les rencontres en présentiel, il est important que les rôles de chacun dans une rencontre soient bien définis. Pour des rencontres en ligne, il peut être utile de faire appel à plusieurs personnes pour jouer des rôles différents en soutien aux échanges et en vue de l’atteinte des résultats attendus.

En grand groupe, on pourra partager les principales tâches entre deux personnes.

• Animateur : il présentera les contenus, accueillera les participants, fera les liaisons entre les exercices, etc.
• Facilitateur: il gèrera les droits de parole, récoltera les questions dans le clavardage et accompagnera les participants pour certains problèmes techniques.

En sous-groupes

• Animateur de sous-groupe: il facilitera les échanges en donnant les droits de parole notamment et en rappelant la tâche à accomplir.
• Scribe : il prendra en note l’essentiel des échanges (sur un gabarit partagé via un Google doc par exemple).
• Porte-voix: il effectuera une synthèse des échanges lors du retour en grand groupe.

Effectuer un tour technique

Il est possible de faire un tour des fonctionnalités de la plateforme que vous aurez choisie en les nommant tout simplement, ou en les présentant en partage d’écran via une photo de la plateforme avec les différentes fonctionnalités entourées et décrites.

Pour un accueil plus chaleureux, nous proposons de faire d’une pierre deux coups et de présenter les différentes fonctionnalités de la plateforme choisie en les testant avec le groupe. Voici quelques propositions à cet égard concernant les fonctionnalités offertes dans la plateforme Zoom.

• Micro : demander aux participants d’ouvrir simultanément leur micro et de se dire bonjour pour créer une salutation collective et ensuite de refermer leur micro.
• Clavardage : demander aux participants d’inscrire dans le clavardage d’où ils proviennent ou la fonction qu’ils occupent.
• Annotations : sur un tableau blanc, demander aux participants d’inscrire une attente par rapport à la rencontre ou encore d’inscrire leur état d’esprit à l’aide d’un mot-clé.
• Sondage : faire un petit sondage vrai ou faux avec une question en lien avec les objectifs de la rencontre.
• Pour de l’aide technique, nous proposons de dire aux participants de s’adresser au facilitateur, en le nommant, via le clavardage, en mode privé si possible pour ne pas déranger les autres participants.

Se doter d’un code de participation collectif

Comme on peut difficilement avoir le senti des personnes avec qui on parle lors d’une rencontre en ligne, il faudra porter une attention particulière à certains éléments. Partager certaines consignes de bases peut s’avérer particulièrement utile.

• Idéalement, nous suggérons de garder toutes les caméras ouvertes. Cela envoie un signal d’engagement de chacun dans la rencontre. On peut alors davantage sentir que tous sont impliqués activement, qu’ils écoutent ou prennent la parole. Toutefois, cela n’est pas toujours possible, selon la taille du groupe.
• Porter une attention particulière à l’intonation de sa propre voix quand on parle et à son non verbal ou son expression faciale quand on écoute.
• Garder les micros fermés et respecter les droits de parole donnés par le facilitateur pour les discussions. Pour un petit groupe de 5-6 personnes ou moins, nous vous suggérons au contraire de garder votre micro ouvert afin d’augmenter le naturel et la fluidité des échanges.
• Pour un groupe de grande taille, il peut être facilitant de poser ses questions dans le clavardage.

D’autres consignes en soutien aux échanges peuvent évidemment être proposées aux participants, selon le type de rencontre animée (ex. : suspendre le jugement, parler au «je», être constructif, etc.).

Demander la parole

Pour éviter que les participants s’entrecoupent verbalement ou que certains prennent trop de place par rapport à d’autres, indiquez aux participants de demander un droit de parole lorsqu’ils souhaitent s’exprimer, comme vous le feriez avec tout groupe en présentiel. On peut effectuer cette demande d’au moins 3 façons : 1) lever la main virtuellement (certaines plateformes le permettent); 2) lever la main physiquement (fonctionne bien dans un petit groupe); 3) demander la parole dans le clavardage.

Faire connaissance

On ne le dira jamais assez : LES ÊTRES HUMAINS, bien qu’ils puissent travailler ensemble en ligne de façon virtuelle, NE SONT PAS DES ORDINATEURS EN RÉSEAU. Nous éprouvons des émotions (souvent inconscientes) associées au besoin de nous relier les uns aux autres avant de tomber dans la tâche collective à effectuer.

Pour respecter ce besoin de liaison, une première avenue consiste à inviter les participants qui le souhaitent à se joindre 15 minutes avant le début officiel de la rencontre en ligne. Cela leur permettra d’échanger de manière informelle avec les autres participants qui le désireront également.

Aussi, comme lors d’une rencontre en présentiel, n’hésitez pas à prévoir une activité de réchauffement pour amorcer vos rencontres, et profitez-en pour que celle-ci soit en lien direct avec le contenu de votre rencontre. Elle répondra ainsi simultanément à deux besoins.

Présenter des informations (partager du contenu)

La présentation d’informations à d’autres personnes, que ce soit dans un but de formation, d’échange, de prise de décision, etc. constitue un défi en soi. Sachant que les rencontres en ligne peuvent être plus exténuantes que les rencontres en présence et que l’attention des participants est généralement plus difficile à maintenir, la façon de partager du contenu est d’autant plus névralgique. Nous vous recommandons de bien structurer votre présentation en amont et de la subdiviser en plusieurs sections (de 10 à 15 minutes maximum) qui seront entrecoupées d’interactions structurées et variées avec les participants.

Avant de débuter, vous pourrez par exemple annoncer que votre présentation sera faite de différentes sections, tout en invitant les participants à déposer leurs questions ou commentaires au fur et à mesure dans la zone de clavardage s’ils le souhaitent. L’idée est de conserver une écoute active de leur part.

Vous pourriez d’ailleurs envoyer par courriel une grille d’écoute active avant la rencontre en indiquant aux participants de l’imprimer et de l’avoir en main pour être prêts à l’utiliser lors de votre présentation.

Le travail individuel

Bien que cela puisse sembler étrange à priori, il peut être à propos de permettre un temps de travail individuel au cours duquel les participants pourront réfléchir en silence, organiser leur pensée et écrire leurs idées avant de les partager. Nous vous suggérons d’inviter les participants à fermer leur micro et leur caméra durant l’exercice.

Le travail individuel est notamment très apprécié par certaines personnes plus introverties, car cela les prépare à partager leurs points de vue. Aussi, il permet aux personnes moins à l’aise avec les rencontres virtuelles de se sentir davantage contributrices du travail collectif.

Le travail en sous-groupes

Certaines plateformes permettent de diviser les participants en différents sous-groupes de travail dans des salles de réunion parallèles et simultanées. Lorsque c’est le cas, vous pouvez former vous-mêmes les sous-groupes (si vous avez une intention particulière en ce qui concerne leur composition) ou ils peuvent être formés automatiquement de façon aléatoire.

Avant d’envoyer les participants en atelier, expliquez-leur clairement comment cela va fonctionner à la fois pour l’animation, la prise de notes et la synthèse, mais aussi pour tous les aspects techniques (comment seront-elles dirigées vers leur sous-groupe, comment seront-elles réintégrées dans la salle principale, etc.).

S’adapter et être flexible

S’il est vrai qu’il convient d’avoir une préparation  bien ficelée pour animer des rencontres en ligne, il est tout aussi fondamental de pouvoir s’adapter aux différentes contraintes qui risquent de survenir, qu’elles soient techniques, liées à « l’humeur » des participantes et participants ou à tout changement extérieur venant affecter la tâche.